Industrieschmierstoffe aus Deutschland für Kasachstan

Projektfakten

• Projektart: Internationale industrielle Beschaffung
• Produktgruppe: Industrieschmierstoffe / Industrieöle
• Beschaffungsmarkt: Deutschland
• Zielland: Kasachstan
• Leistung: Beschaffung & Lieferkoordination

Die Ausgangssituation

Der Kunde benötigte Industrieschmierstoffe für eine konkrete industrielle Anwendung in Kasachstan. Für das Beschaffungsprojekt musste nicht nur ein kommerzielles Angebot eingeholt werden. Entscheidend war, die Beschaffungsanforderung mit einem geeigneten Produkt und einer realisierbaren internationalen Lieferung zu verbinden. Dazu gehörten mehrere miteinander verbundene Aufgaben:

• Klärung der Beschaffungsanforderung
• Identifikation beziehungsweise Koordination einer geeigneten Bezugsquelle
• Abstimmung des angebotenen Produkts
• kommerzielle Koordination
• erforderliche Lieferantendokumentation
• Vorbereitung der internationalen Lieferung
• Abstimmung zwischen den beteiligten Parteien
• Nachverfolgung bis zur Lieferung

Die Beschaffungsanforderung

Bei Industrieschmierstoffen ist die genaue Produktidentität entscheidend. Eine allgemeine Bezeichnung wie „Industrieöl" reicht für eine belastbare Beschaffung nicht aus. Abhängig von der Anwendung können unter anderem relevant sein:

• Produkttyp
• Hersteller beziehungsweise Marke
• Produktbezeichnung
• Viskositätsklasse
• technische Spezifikation
• vorgesehene Anwendung
• Gebindegröße
• benötigte Menge
• technische Produktdokumentation
• Sicherheitsdatenblatt
• Lieferort
• erforderlicher Liefertermin

Für dieses Projekt wurde die konkrete Anforderung als Grundlage für die weitere Beschaffung verwendet. ArcMoni ersetzte dabei nicht die technische Produktfreigabe des Kunden. Die technische Eignung des eingesetzten Schmierstoffs für die konkrete Anwendung blieb Bestandteil der kundenseitigen technischen Entscheidung.

Beschaffung in Deutschland

Deutschland wurde für dieses Projekt als Bezugsmarkt genutzt. Die Beschaffungsarbeit konzentrierte sich darauf, die definierte Kundenanforderung mit einer geeigneten kommerziellen Bezugsquelle zu verbinden. Dabei ging es nicht um eine allgemeine Suche nach möglichst vielen Schmierstofflieferanten. Der Fokus lag auf der tatsächlichen Beschaffbarkeit des benötigten Produkts unter den Anforderungen des Projekts. Dazu gehörten je nach Projektphase:

• Kommunikation mit der Bezugsquelle
• Produktabstimmung
• Verfügbarkeitsklärung
• Mengenabstimmung
• Angebotskoordination
• kommerzielle Klärung
• Dokumentations-Follow-up
• Lieferkoordination

Produkt & technische Dokumentation

Bei Industrieölen und Schmierstoffen muss zwischen verschiedenen Dokumenttypen unterschieden werden. Abhängig vom Produkt können beispielsweise relevant sein:

Diese Dokumente erfüllen unterschiedliche Zwecke und sollten nicht als austauschbar behandelt werden. Im Beschaffungsprozess kann ArcMoni die Bereitstellung erforderlicher Produktinformationen und Dokumente koordinieren. Die regulatorische oder technische Freigabe eines Produkts verbleibt bei den jeweils verantwortlichen Fachparteien.

Kommerzielle Koordination

Neben der Produktspezifikation mussten die kommerziellen Rahmenbedingungen der Beschaffung abgestimmt werden. Dazu können bei einem internationalen Schmierstoffprojekt beispielsweise gehören:

• Produktpreis
• Menge
• Verpackung beziehungsweise Gebinde
• Verfügbarkeit
• Lieferzeit
• Zahlungsbedingungen
• Lieferbedingungen
• Transportkosten
• erforderliche Dokumentation

Ein internationaler Beschaffungspreis sollte nicht isoliert als Produktstückpreis betrachtet werden. Für die tatsächliche Beschaffungsentscheidung müssen auch Liefer- und projektbezogene Kosten berücksichtigt werden.

Lieferung von Deutschland nach Kasachstan

Die internationale Lieferung war ein eigener Bestandteil des Projekts. Kasachstan liegt außerhalb der Europäischen Union und ist Mitglied der Eurasischen Wirtschaftsunion (EAWU). Warenlieferungen aus Deutschland müssen daher entsprechend den für die konkrete Ware geltenden Ausfuhr-, Einfuhr- und Zollanforderungen behandelt werden. Für die Lieferkoordination können unter anderem relevant sein:

• Abholort
• Anzahl und Art der Packstücke
• Gebindegrößen
• Brutto- und Nettogewicht
• Transportart
• Produktdokumentation
• Handelsrechnung
• Packliste
• lieferantenseitige Exportinformationen
• importseitige Anforderungen
• Kommunikation mit Logistikdienstleistern

ArcMoni koordinierte nach den vorliegenden Projektangaben die für den Beschaffungsprozess relevanten Informationen zwischen den beteiligten Parteien. Spezialisierte Zoll-, Gefahrgut-, Exportkontroll- und Transportaufgaben werden durch die jeweils dafür verantwortlichen Fachparteien durchgeführt.

Besonderheiten bei Industrieölen & Schmierstoffen

Industrieschmierstoffe dürfen logistisch nicht allein anhand ihrer Produktbezeichnung beurteilt werden. Die Anforderungen können sich je nach chemischer Zusammensetzung, Klassifizierung, Verpackung, Menge und Transportart unterscheiden. Deshalb müssen für eine konkrete Lieferung unter anderem die verfügbaren Produkt- und Sicherheitsinformationen berücksichtigt werden. ArcMoni trifft keine pauschale Aussage, dass jedes Industrieöl als Gefahrgut oder als Nicht-Gefahrgut transportiert werden kann. Die transportrechtliche Einstufung muss anhand des konkreten Produkts und der maßgeblichen Dokumentation durch die verantwortlichen Fachparteien bestimmt werden.

Export Compliance & Endverwendung

Bei Lieferungen von Deutschland nach Kasachstan ist neben der normalen Beschaffungskoordination auch Export- und Sanktions-Compliance relevant. Das betrifft insbesondere die Prüfung der beteiligten Geschäftspartner, der konkreten Ware und – soweit erforderlich – der vorgesehenen Endverwendung. Diese Prüfung darf nicht durch die Annahme ersetzt werden, dass eine Lieferung allein aufgrund des Ziellandes automatisch zulässig oder unzulässig ist. Die erforderlichen Exportkontroll- und Sanktionsprüfungen müssen für den konkreten Geschäftsvorgang anhand der jeweils zum Zeitpunkt der Lieferung geltenden rechtlichen Anforderungen durchgeführt werden. Geschäftspartner, Ware, Transaktion und – soweit erforderlich – Endverwendung sind dabei getrennt zu betrachten. ArcMoni kann benötigte Lieferanten- und Kundeninformationen im Beschaffungsprozess koordinieren. Verbindliche exportkontrollrechtliche Entscheidungen verbleiben bei den dafür verantwortlichen beziehungsweise qualifizierten Parteien.

Koordination statt Zwischenhandel

Ein wesentliches Element des ArcMoni-Modells ist die Trennung zwischen Beschaffungsleistung und Warenhandel. ArcMoni muss nicht als klassischer Wiederverkäufer zwischen Hersteller beziehungsweise Lieferant und Kunde treten, um ein internationales Beschaffungsprojekt zu unterstützen. Der Schwerpunkt liegt auf:

• Beschaffungskoordination
• Lieferantenkommunikation
• Informationsmanagement
• kommerzielle Abstimmung
• Dokumentations-Follow-up
• Lieferkoordination

Damit arbeitet ArcMoni auf der Seite des industriellen Käufers und nicht als klassischer Produktkatalog oder allgemeiner Schmierstoffhändler.

Der Projektablauf

Der Beschaffungsprozess lässt sich vereinfacht wie folgt darstellen:

• Kundenanforderung
• → Produktspezifikation
• → Bezugsquelle in Deutschland
• → Produkt- & Angebotskoordination
• → kommerzielle Klärung
• → Dokumentationskoordination
• → Vorbereitung der internationalen Lieferung
• → Logistikkoordination
• → Lieferung nach Kasachstan

Der konkrete Ablauf wurde durch die Anforderungen des Projekts bestimmt.

Was ArcMoni in diesem Projekt unterstützte

Der Schwerpunkt lag auf der operativen Verbindung zwischen Beschaffungsanforderung, Lieferant und internationaler Lieferung. Dazu gehörten:

• Koordination der Beschaffungsanforderung
• Kommunikation mit der Bezugsquelle
• Produkt- und Angebotskoordination
• kommerzielles Follow-up
• Dokumentationskoordination
• Koordination lieferantenseitiger Lieferinformationen
• Abstimmung im internationalen Lieferprozess

Damit wurde nicht nur ein Produkt identifiziert. Die einzelnen Beschaffungsschritte wurden bis zur Lieferung miteinander koordiniert.

Dokumentiertes Projektergebnis

Nach den vorliegenden Projektangaben wurden die benötigten Industrieschmierstoffe aus Deutschland beschafft und nach Kasachstan geliefert. Das Projekt zeigt einen wesentlichen Bestandteil des ArcMoni-Modells: Internationale Beschaffung bedeutet nicht nur, eine Bezugsquelle zu finden. Zwischen einer konkreten technischen Anforderung und der tatsächlichen Lieferung liegen Produktklärung, Lieferantenkommunikation, kommerzielle Abstimmung, Dokumentation und Logistikkoordination. ArcMoni unterstützt dabei, diese einzelnen Schritte als zusammenhängenden Beschaffungsprozess zu steuern.

Was dieses Projekt zeigt

Beschaffung von Industrieölen & Schmierstoffen

ArcMoni unterstützt Industrieunternehmen bei der Beschaffung definierter Industrieöle, Schmierstoffe und weiterer industrieller Produkte. Der Prozess beginnt mit einer konkreten Anforderung. Senden Sie uns – soweit verfügbar:

• Hersteller und Produktbezeichnung
• technische Spezifikation
• erforderliche Normen oder Freigaben
• Anwendung
• benötigte Menge
• Gebinde
• Lieferort
• Zieltermin
• vorhandene TDS/SDS
• vorhandene Vergleichsprodukte, falls relevant

Wenn ein alternatives Produkt gesucht wird, bedeutet die Identifikation einer möglichen Alternative noch keine technische Gleichwertigkeit. Die Freigabe eines Ersatz- oder Alternativprodukts bleibt beim Kunden beziehungsweise dessen qualifiziertem technischen Vertreter.