Alternative Gasanalysetechnik aus China für einen Kunden in Litauen

Projektfakten

• Projektjahr: 2025
• Projektart: Alternative Supplier Sourcing
• Produktgruppe: Industrielle Gasanalysetechnik
• Kundenmarkt: Litauen
• Alternative Bezugsquelle: China
• Geplanter Bedarf: 16 Einheiten innerhalb eines Jahres
• Scope: Lieferantensuche, Produktvergleich, Dokumentationsprüfung & Beschaffungskostenanalyse
• Projektstatus: Beschaffungsoption ausgearbeitet – keine Bestellung erfolgt

Die Ausgangssituation

Der Kunde war ein litauisches Unternehmen, das an Bau- beziehungsweise Industrieanlagenprojekten arbeitete. Für ein geplantes Projekt beziehungsweise einen wiederkehrenden Bedarf wurden insgesamt 16 Geräte innerhalb eines Jahres benötigt. Eine bestehende europäische Produktlösung war bekannt. Die Beschaffungskosten dieser Lösung führten jedoch zu der Frage, ob eine alternative Bezugsquelle gefunden werden konnte. Damit war die Aufgabe nicht: „Finden Sie irgendein günstigeres Gasanalysegerät." Die eigentliche Frage war: „Gibt es einen alternativen Hersteller, dessen Produkt für die bestehende technische Anforderung relevant sein könnte und der eine wirtschaftlich interessante Beschaffungsoption bietet?" Das ist ein wesentlicher Unterschied. Bei technischen Alternativen muss die Lieferantensuche von der vorhandenen Anforderung ausgehen – nicht allein vom Preis.

Phase 1: Bestehende Lösung als Referenz

Die vorhandene europäische Produktlösung bildete die Referenz für die Lieferantensuche. Dazu mussten die verfügbaren Produktinformationen zunächst so strukturiert werden, dass potenzielle Alternativen sinnvoll recherchiert werden konnten. Abhängig von einem solchen Projekt können beispielsweise relevant sein:

• Funktionsprinzip
• Messaufgabe
• Messbereich
• Genauigkeit
• Schnittstellen
• Versorgung
• Gehäuse beziehungsweise Bauform
• Einsatzbedingungen
• Abmessungen
• Zubehör
• technische Dokumentation
• erforderliche Nachweise
• weitere projektspezifische Anforderungen

Das Ziel war nicht, lediglich ein äußerlich ähnliches Gerät zu finden. Gesucht wurde eine mögliche alternative Beschaffungsoption, die anhand der verfügbaren technischen Anforderungen weiter bewertet werden konnte.

Phase 2: Suche nach einem alternativen Hersteller

Auf Grundlage der bekannten Anforderung wurde der chinesische Markt nach einer möglichen Alternative untersucht. Dabei wurde ein chinesisches Unternehmen mit einem relevanten Produkt identifiziert. Ab diesem Punkt musste zwischen zwei Fragen unterschieden werden: Ist das Produkt kommerziell interessant? und Ist das Produkt für die konkrete Anwendung technisch geeignet? Die erste Frage kann Teil der Beschaffungsanalyse sein. Die endgültige zweite Frage erfordert die technische Freigabe des Kunden beziehungsweise entsprechend qualifizierter technischer Fachleute. ArcMoni ersetzt diese Freigabe nicht.

Phase 3: Technische Informationen strukturieren

Nachdem der potenzielle Hersteller identifiziert worden war, wurden verfügbare technische Informationen gesammelt. Für einen strukturierten Vergleich können beispielsweise betrachtet werden:

• Produktbezeichnung
• Funktion
• Messprinzip
• Messbereich
• Genauigkeit
• Versorgung
• Schnittstellen
• Abmessungen
• Material
• Umgebungsbedingungen
• Zubehör
• technische Dokumentation
• Lieferumfang
• weitere RFQ-spezifische Parameter

Nicht jeder Parameter besitzt bei jedem Produkt dieselbe Bedeutung. Deshalb sollte eine Vergleichstabelle auf der tatsächlichen Kundenanforderung basieren. Das Ergebnis eines solchen Vergleichs sollte nicht einfach lauten: „Produkt A = Produkt B." Sinnvoller ist eine strukturierte Darstellung: Anforderung → Referenzprodukt → Alternative → Übereinstimmung → Abweichung → offene Frage → technische Entscheidung erforderlich Damit werden Unterschiede sichtbar, anstatt sie durch eine pauschale Aussage über Gleichwertigkeit zu verdecken.

Phase 4: Dokumentation für die mögliche Beschaffung

Für die chinesische Alternative wurden vom Anbieter bereitgestellte Unterlagen eingeholt, die für eine weitere Bewertung und eine mögliche Beschaffung nach Europa relevant sein konnten. Dabei ist wichtig: Das Vorhandensein eines Dokuments ist nicht automatisch der Nachweis, dass jede regulatorische oder technische Anforderung erfüllt ist. Dokumente müssen im jeweiligen Kontext betrachtet werden. Je nach Produkt können beispielsweise relevant sein:

• technische Datenblätter
• Herstellererklärungen
• Konformitätsunterlagen
• Prüfberichte
• Zertifikate
• Produktkennzeichnung
• Bedienungsunterlagen
• weitere projektspezifische Dokumente

Im Rahmen der Beschaffungsarbeit können solche Unterlagen gesammelt, strukturiert und auf offensichtliche Abweichungen beziehungsweise fehlende Informationen geprüft werden. Eine verbindliche regulatorische oder technische Konformitätsbewertung muss jedoch durch die jeweils verantwortliche beziehungsweise qualifizierte Stelle erfolgen. Bei einem Import aus einem Nicht-EU-Land entstehen zudem eigenständige Pflichten für den EU-Importeur; das bloße Vorhandensein von CE-Kennzeichnung, Erklärungen oder Zertifikaten ersetzt diese Prüfung nicht.

Phase 5: Kommerzieller Vergleich

Nachdem eine potenzielle Alternative identifiziert worden war, wurde auch die kommerzielle Seite betrachtet. Der Vergleich durfte dabei nicht beim Stückpreis enden. Bei einer Beschaffung aus China nach Litauen können beispielsweise relevant sein:

• Produktpreis
• Menge
• Verpackung
• internationale Fracht
• Transportversicherung
• Zoll, soweit anwendbar
• Einfuhrkosten
• weitere Importkosten
• lokale Lieferung
• Zahlungsbedingungen
• Lieferzeit
• zusätzliche Prüfungen
• mögliche Musterkosten
• weitere projektspezifische Kosten

Das Ziel ist eine realistischere Betrachtung der Beschaffungsoption.

Ergebnis der Beschaffungsanalyse

Nach den vorliegenden Projektangaben zeigte die damalige Kalkulation für die identifizierte chinesische Alternative ein relevantes Kostendifferenzpotenzial gegenüber der betrachteten europäischen Referenzlösung. Die damalige Kalkulation soll eine Differenz von mehr als 20 % ergeben haben. Diese Kennzahl ist vor einer öffentlichen Verwendung anhand der Originalangebote und auf identischer Kostenbasis erneut zu verifizieren. Wichtig ist außerdem: Die Kostendifferenz allein bedeutete noch nicht, dass der Kunde das alternative Produkt technisch freigegeben hatte. Preisvorteil und technische Freigabe sind zwei unterschiedliche Entscheidungsebenen.

Phase 6: Vorbereitung einer Beschaffungsentscheidung

Am Ende der Analyse lagen dem Kunden Informationen zu einer alternativen Beschaffungsoption vor. Dazu gehörten unter anderem:

• identifizierter alternativer Hersteller
• Produktinformationen
• verfügbare technische Daten
• relevante Dokumentation
• kommerzielle Konditionen
• Logistikkosten
• Einfuhrkosten
• kalkulierte Gesamtkosten
• Vergleich zur bestehenden Beschaffungsoption

Damit war die vereinbarte Lieferantensuche und Beschaffungsanalyse für diese Projektphase weitgehend erfüllt. Die nächste Stufe wäre eine kundenseitige Entscheidung gewesen, ob die Alternative technisch weiter geprüft beziehungsweise freigegeben und eine Bestellung vorbereitet werden sollte.

Keine Bestellung – und trotzdem ein reales Beschaffungsprojekt

Nach Übermittlung der ausgearbeiteten Beschaffungsoption wurde das Projekt vom Kunden nicht weitergeführt. Eine Bestellung beim identifizierten chinesischen Hersteller erfolgte nicht. Das bedeutet:

• keine Bestellung
• keine Produktion für dieses Projekt
• keine Pre-Shipment Inspection
• keine Lieferung nach Litauen
• keine finale technische Produktfreigabe innerhalb des Projekts

Diese Punkte dürfen nicht nachträglich als ausgeführte Projektleistungen dargestellt werden. Trotzdem war die vorangegangene Beschaffungsarbeit real. Eine alternative Bezugsquelle wurde identifiziert. Technische und kommerzielle Informationen wurden eingeholt. Dokumentation wurde gesammelt. Die Kosten einer möglichen Beschaffung einschließlich internationaler Lieferung und Einfuhr wurden kalkuliert. Der Kunde erhielt damit eine zusätzliche Beschaffungsoption als Entscheidungsgrundlage.

Warum wir auch diesen Case zeigen

Procurement Case Studies sollten nicht den Eindruck vermitteln, dass jede Lieferantensuche automatisch zu einer Bestellung führt. Das entspricht nicht der Realität industrieller Beschaffung. Ein Projekt kann beispielsweise beendet werden, weil:

• sich interne Prioritäten ändern
• Budget nicht freigegeben wird
• ein Projekt verschoben wird
• der bestehende Lieferant beibehalten wird
• die technische Alternative nicht weiter geprüft wird
• Mengen sich ändern
• eine Investition gestoppt wird
• der Kunde den Prozess nicht fortsetzt

Die Aufgabe einer professionellen Beschaffungsfunktion besteht nicht darin, um jeden Preis eine Bestellung zu erzeugen. Sie besteht darin, dem Käufer eine bessere Entscheidungsgrundlage zu schaffen. Bei diesem Projekt wurde eine alternative Beschaffungsoption entwickelt. Ob diese Option anschließend genutzt wird, bleibt eine Entscheidung des Kunden.

Was dieses Projekt zeigt

Second Source & Lieferantendiversifizierung

Die Suche nach alternativen Lieferanten ist nicht ausschließlich ein Instrument zur Preisreduzierung. Sie kann auch eingesetzt werden, um:

• Abhängigkeit von einer einzigen Bezugsquelle zu reduzieren
• zusätzliche Fertigungskapazität zu identifizieren
• alternative Regionen zu untersuchen
• Preisstrukturen besser zu verstehen
• Verhandlungsoptionen zu erweitern
• eine mögliche Second Source vorzubereiten

Eine Second Source ist jedoch erst dann tatsächlich belastbar, wenn sie die für den Käufer erforderlichen technischen, kommerziellen und qualitätsbezogenen Anforderungen erfüllt. Ein recherchierter Kandidat allein ist noch keine qualifizierte Second Source.

China als alternative Beschaffungsoption

China verfügt über eine breite industrielle Herstellerbasis. Das bedeutet jedoch nicht, dass China für jede RFQ automatisch der richtige Beschaffungsmarkt ist. Für eine konkrete Entscheidung können unter anderem relevant sein:

• technische Anforderungen
• Fertigungsfähigkeit
• Dokumentation
• Mindestmengen
• Qualitätsanforderungen
• Lieferzeit
• Transport
• Importkosten
• Supplier Risk
• Total Cost
• alternative Bezugsquellen in Europa, der Türkei oder Indien

ArcMoni bewertet Beschaffungsmärkte deshalb projektbezogen. Das Ziel ist nicht, pauschal aus China zu kaufen. Das Ziel ist, die Beschaffungsoption zu identifizieren und zu bewerten, die zur konkreten RFQ passt.

Relevanz für ArcMoni-Kunden

Dieser Case ist besonders relevant für Unternehmen, die bereits ein bestehendes Produkt oder einen bestehenden Lieferanten haben, aber zusätzliche Optionen untersuchen möchten. Typische Ausgangssituationen können sein:

• bestehender Lieferant ist zu teuer
• Single-Source-Abhängigkeit
• zusätzliche Kapazität erforderlich
• Second Source gesucht
• alternative Region soll geprüft werden
• bestehendes Produkt soll mit internationalen Alternativen verglichen werden
• Einkauf benötigt Benchmark-Angebote
• Lieferantenwechsel wird vorbereitet

In diesen Fällen muss ArcMoni nicht bei null beginnen. Das bestehende Produkt beziehungsweise die vorhandene technische Anforderung kann als Referenz für die internationale Lieferantensuche verwendet werden.

Alternative Lieferanten mit ArcMoni suchen

ArcMoni unterstützt europäische Industrieunternehmen bei der Suche nach alternativen Herstellern und Bezugsquellen in Europa, China, der Türkei und Indien. Abhängig vom Projekt kann der Scope umfassen:

• Analyse der RFQ
• Recherche alternativer Hersteller
• Lieferantenvorauswahl
• RFQ-Koordination
• Lieferantenprüfung
• Dokumentationssammlung
• technische Vergleichstabellen
• Klärung von Abweichungen
• kommerziellen Vergleich
• Landed-Cost-Betrachtung
• Lieferantenaudit, falls erforderlich
• Muster beziehungsweise Erstteile, falls sinnvoll
• Verhandlung
• Produktionsüberwachung
• Inspektionskoordination
• Lieferkoordination

Die finale Lieferanten- und technische Produktfreigabe bleibt beim Kunden.

Haben Sie ein Produkt, für das Sie eine alternative Bezugsquelle suchen?

Sie müssen nicht bereits wissen, in welchem Land der alternative Hersteller sitzen soll. Senden Sie uns die bestehende Anforderung beziehungsweise – soweit verfügbar:

• Produktbezeichnung
• technische Spezifikation
• Datenblatt
• Zeichnung
• bestehendes Referenzprodukt
• erforderliche Normen
• Mengen
• Jahresbedarf
• aktuelle Beschaffungssituation
• gewünschte Zielkosten, falls definiert
• Lieferort
• bekannte Probleme mit der bestehenden Bezugsquelle

Auf dieser Grundlage kann ArcMoni prüfen, welche Beschaffungsmärkte und Hersteller für eine weitere Recherche relevant sein könnten.