Lieferantenprüfung

Eine strukturierte Prüfung kann insbesondere sinnvoll sein, wenn:

• ein neuer Lieferant im Rahmen einer Lieferantensuche identifiziert wurde
• der Käufer einen potenziellen Lieferanten selbst gefunden hat und zusätzliche Prüfung benötigt
• ein Unternehmen angibt, Hersteller zu sein, die Beziehung zum Produktionsstandort aber nicht eindeutig ist
• Firmen-, Angebots-, Vertrags- oder Zahlungsinformationen Unstimmigkeiten aufweisen
• vor einer wesentlichen Bestellung zusätzliche Nachweise zum Geschäftspartner erforderlich sind
• vorhandene Dokumente wesentliche Lieferantenaussagen nicht ausreichend belegen
• der Einkauf eine dokumentierte Grundlage für weitere Kontrollmaßnahmen benötigt

Der Prüfumfang sollte zum Lieferanten, zur geplanten Transaktion, zum Produkt und zum Beschaffungsrisiko passen. Nicht jeder Lieferant benötigt dieselbe Prüftiefe.

Der konkrete Scope wird anhand des Lieferanten, der Beschaffungsanforderung und der zu klärenden Risiken definiert.

Nicht jede Information hat denselben Belegwert. Deshalb sollte der Bericht die Herkunft und Qualität wesentlicher Feststellungen sichtbar machen.

• VERIFIZIERT — Der betreffende Sachverhalt wurde innerhalb des vereinbarten Prüfumfangs durch eine geeignete unabhängige Quelle oder einen entsprechenden Verifizierungsschritt bestätigt.
• VOR ORT FESTGESTELLT — Der Sachverhalt wurde direkt am Produktionsstandort beobachtet, sofern eine Vor-Ort-Aktivität Bestandteil des vereinbarten Scopes war.
• DOKUMENT GEPRÜFT — Ein relevantes Dokument wurde geprüft. Das bedeutet nicht automatisch, dass sämtliche darin enthaltenen oder zugrunde liegenden Aussagen unabhängig bestätigt wurden.
• ANGABE DES LIEFERANTEN — Die Information stammt vom Lieferanten, konnte innerhalb des vereinbarten Prüfumfangs jedoch nicht ausreichend durch unabhängige Nachweise bestätigt werden.
• NICHT VERIFIZIERT — Die verfügbaren Nachweise reichen nicht aus, um den betreffenden Sachverhalt zu bestätigen.

Diese Trennung verhindert, dass Selbstauskünfte, Marketingmaterialien oder lediglich vorgelegte Dokumente gegenüber dem Käufer als gesicherte Tatsachen dargestellt werden.

• 1. Prüfumfang definieren — Lieferant, geplante Transaktion, Produktanforderung und relevante Beschaffungsfragen werden betrachtet. Daraus wird festgelegt, welche Punkte geprüft werden sollen.
• 2. Informationen und Nachweise zusammenstellen — Verfügbare Unternehmensdaten, Angebote, kommerzielle Unterlagen, Lieferantendokumente und weitere relevante Nachweise werden gesammelt.
• 3. Wesentliche Angaben abgleichen — Lieferantenaussagen werden innerhalb des Scopes mit verfügbaren unabhängigen Quellen und anderen geeigneten Nachweisen abgeglichen.
• 4. Abweichungen & Informationslücken identifizieren — Widersprüchliche Firmen-, Adress-, Hersteller-, Zahlungs- oder Dokumentangaben sowie nicht ausreichend bestätigte Informationen werden erfasst.
• 5. Lieferantenklärungen anfordern — Wo sinnvoll, wird der Lieferant um Erläuterungen oder zusätzliche Nachweise gebeten. Eine neue Lieferantenaussage gilt dabei nicht automatisch als unabhängige Verifizierung.
• 6. Feststellungen einordnen — Ergebnisse werden hinsichtlich ihrer Bedeutung für den vereinbarten Prüfumfang und die konkrete Beschaffungsanforderung bewertet. Nicht jede offene Frage macht einen Lieferanten ungeeignet; eine einzelne erfolgreiche Prüfung qualifiziert ihn aber auch nicht automatisch.
• 7. Prüfbericht erstellen — Der Käufer erhält dokumentierte Feststellungen, Abweichungen, ungeklärte Punkte und - soweit relevant - Empfehlungen für weitere Beschaffungs- oder Kontrollmaßnahmen.

Abhängig vom vereinbarten Scope kann der Bericht unter anderem enthalten:

• Umfang der durchgeführten Prüfung
• Feststellungen zur Unternehmens- und kommerziellen Identität
• Feststellungen zum Herstellerstatus oder zur Beziehung zum Produktionsstandort
• geprüfte Fertigungsnachweise, Zertifikate und unterstützende Dokumente
• wesentliche Abweichungen und Erläuterungen des Lieferanten
• nicht verifizierte Informationen und relevante Risikofeststellungen
• Referenzen auf wesentliche Nachweise
• empfohlene nächste Beschaffungs- oder Kontrollmaßnahmen

Der Bericht soll nicht nur zeigen, was festgestellt wurde, sondern auch, auf welcher Informations- oder Nachweisgrundlage die jeweilige Feststellung beruht und welche Einschränkungen bestehen.

Die Lieferantenprüfung unterstützt eine Entscheidung; sie ist nicht zwangsläufig das Ende des Prüfprozesses. Je nach Ergebnis können zusätzliche Dokumente, kommerzielle oder technische Klärungen, ein Lieferantenaudit, Muster oder Prototypen, weitere technische Prüfung, Produktionsüberwachung oder eine Pre-Shipment Inspection sinnvoll sein. Welche Maßnahme angemessen ist, hängt von der Bedeutung des ungeklärten Sachverhalts und der konkreten Beschaffungsanforderung ab.

Lieferantensuche beantwortet die Frage, welche Hersteller oder industriellen Lieferanten grundsätzlich zur Beschaffungsanforderung passen und näher betrachtet werden sollten. Lieferantenprüfung beantwortet dagegen, was sich über einen bereits identifizierten Lieferanten anhand verfügbarer Informationen und Nachweise tatsächlich feststellen lässt. Einen Lieferanten zu finden bedeutet nicht automatisch, ihn verifiziert oder für eine konkrete Beschaffungsanforderung qualifiziert zu haben.

Die Lieferantenprüfung konzentriert sich primär auf Unternehmensidentität, kommerzielle Informationen, Herstellerangaben, Dokumente und andere verfügbare Nachweise. Ein Lieferantenaudit beziehungsweise eine Werksbewertung geht weiter, wenn zusätzliche Vor-Ort-Informationen zum Produktionsstandort, zu Fertigungsprozessen, Maschinen, Anlagen oder betrieblichen Kontrollen benötigt werden. Eine Remote- oder dokumentenbasierte Prüfung sollte nicht mit der direkten Beobachtung eines Produktionsstandorts gleichgesetzt werden.

Der Begriff „Due Diligence" wird im deutschen und europäischen Kontext auch für gesetzliche oder ESG-bezogene Sorgfaltspflichten in Lieferketten verwendet. Die ArcMoni-Lieferantenprüfung ist dagegen eine projektbezogene Prüfung eines potenziellen oder bestehenden Lieferanten im Rahmen einer industriellen Beschaffungsentscheidung. ArcMoni wird auf dieser Seite daher nicht als Rechtsberater, Compliance-Prüfstelle oder Anbieter einer vollständigen LkSG-/CSDDD-Prüfung positioniert. Falls ein Projekt besondere rechtliche oder regulatorische Prüfungen erfordert, müssen diese im jeweiligen Fachbereich gesondert bewertet werden.

ArcMoni kann technische Informationen sammeln und strukturieren sowie die Klärung technischer Fragen mit dem Lieferanten koordinieren. Die Lieferantenprüfung entscheidet jedoch nicht, ob ein Bauteil, Werkstoff, eine Maschine oder technische Lösung die Anforderungen des Käufers erfüllt. Die endgültige technische Freigabe sowie die Genehmigung von Zeichnungen, Alternativmaterialien, Äquivalenten und Mustern bleiben beim Kunden oder dessen entsprechend qualifizierten technischen Vertretern.

Eine strukturierte Lieferantenprüfung kann Informationsunsicherheit innerhalb des durchgeführten Scopes reduzieren. Sie kann jedoch keine zukünftige Garantie für Produktqualität, Lieferantenverhalten, Lieferperformance, finanzielle Entwicklung, Fertigungsergebnis oder Logistikperformance geben. Auch die Situation eines Lieferanten kann sich nach Abschluss der Prüfung verändern. Wesentliche verbleibende Unsicherheiten sollten deshalb dokumentiert und - wenn erforderlich - durch zusätzliche Kontrollmaßnahmen adressiert werden.

Eine Lieferantenprüfung kann unabhängig beauftragt werden, wenn der Käufer bereits einen potenziellen Lieferanten identifiziert hat. Sie kann ebenso an eine Lieferantensuche anschließen, bevor eine wesentliche kommerzielle Verpflichtung eingegangen wird. Bei einem breiteren Beschaffungsumfang kann ArcMoni anschließend weitere vereinbarte Aktivitäten unterstützen, beispielsweise Lieferantenklärung, Lieferantenaudit, Produktionsüberwachung, Inspektionskoordination sowie Logistik- und Lieferkoordination.

Wenn Sie bereits einen potenziellen Lieferanten identifiziert haben, senden Sie uns die verfügbaren Informationen - beispielsweise Firmenname und Registrierungsdaten, Website und Kontaktdaten, Angebot oder kommerzielle Unterlagen, relevante Zahlungsinformationen, Produktanforderung, Zertifikate sowie konkrete Bedenken oder Aussagen, die geprüft werden sollen. Auf dieser Grundlage kann ArcMoni den für den Lieferanten und die Beschaffungsentscheidung relevanten Prüfumfang definieren.